Por José María Uribe Escobar – Encargado Suplente del R.S. Rosario N° 12 – Prov. de Santa Fe.
INTRODUCCIÓN
El crecimiento del parque automotor, y el aumento notable de los aspectos a considerar en los trámites registrales, han acrecentado la complejidad de la calificación registral del titular de un Registro Seccional de la Propiedad Automotor. Sumado a esto, los plazos de procesamiento y entrega de la documentación no se han extendido.
Por todo ello resulta indispensable maximizar los tiempos y utilizar procesos de gestión más productivos.
Una herramienta que se destine a aliviar al funcionario de las tareas repetitivas, agobiantes o superfluas, a fin de enfocar su fuerza de trabajo en cuestiones más importantes, es algo que no puede dejarse de lado.
El titular del Registro, como responsable directo del resultado del proceso, debe ser parte importante en el diseño de la estrategia que sirva para mejorar e innovar la tarea registral. Compartir su experiencia y presentar propuestas relacionadas es el camino a seguir.
La gestión de procesos parece ser la mejor opción para resolver la cuestión; utilizada de una manera responsable ha dado pruebas de ser muy útil en ambientes de carácter administrativo.
En particular la gestión de procesos tecnológicos, definiéndola como la administración de innovación tecnológica orientada a organizar y dirigir los recursos disponibles, tanto humanos como materiales, con el objetivo de generar ideas, permiten aumentar la productividad, crear nuevos conocimientos y procesos o mejorar los existentes.
Tal como el autor de esta obra cree, la profunda dependencia entre productividad y tecnología, modernización y despapelización se tratan juntas en este trabajo por la misma razón; la despapelización se realiza con mejores resultados mediante herramientas tecnológicas; salvo raras excepciones, el papel utilizado tiene una razón y un uso que no puede ser evitado, pero si reemplazado.
Y la unión con la modernización es que realizarla sin una reducción del uso de la papelería sería una tarea incompleta, no sólo por las cuestiones de economía de recursos y su valor ecológico, sino porque se considera al tiempo utilizado en la gestión de la documentación en papel como tiempo perdido.
Por todo esto se emprende este trabajo escrito, el que intenta mediante algunas herramientas de la gestión de procesos de tecnologías de la información proveer soluciones orientadas a lograr la modernización y despapelización en Registros Seccionales del Automotor.
MODERNIZACIÓN Y DESPAPELIZACIÓN DEL REGISTRO SECCIONAL DEL AUTOMOTOR
EQUILIBRIO ENTRE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA
En este trabajo se estudia la posibilidad de modernizar y despapelizar el Registro Seccional del Automotor desde el punto de vista informático.
Se trata sólo lo concerniente al Registro Seccional y no a la Dirección Nacional de los Registros de la Propiedad del Automotor (DNRPA en adelante) considerando que los Seccionales son la cara más visible del Régimen Automotor, donde se realiza la calificación, proceso y entrega de los trámites.
En la DNRPA, al ser un organismo que nuclea la actividad, la posibilidad de una despapelización se debe orientar de otra forma, con equipamiento y normativa distinta.
La DNRPA ya ha digitalizado gran parte de su archivo (Legajo A), pero puede considerarse como una tarea redundante en caso de que se realizara en conjunción con una labor similar en los Registros Seccionales (RR.SS. en adelante). Es decir, si los RR.SS. tuviesen una reducción del uso del papel, el mismo se vería reflejado inmediatamente en la DNRPA.
Para usar una analogía, se está encausando el río aguas abajo (Legajo A) en lugar de aguas arriba (Legajo B).
Como se verá, el punto de vista informático se debe a que la modernización y despapelización son objetivos estrechamente relacionados con la Informática. La mayoría de los casos exitosos en estas tareas son resultado directo del uso de herramientas tecnológicas y la Informática es un componente indispensable para su realización.
Asimismo, la creación del Ministerio de Modernización, que instruyó directivas con respecto al impulso de la despapelización del Estado, la utilización del expediente electrónico y la extensión de los trámites vía Web impone la obligación de instaurar medidas acordes.
En el estudio de la modernización de un sistema burocrático y su despapelización deben distinguirse tres cuestiones importantes. La disponibilidad técnica, la cuestión normativa y la idiosincrasia de los integrantes del sistema.
Hast hace unos años la disponibilidad técnica (factibilidad) y sus costos eran un escollo para lograr estas medidas, pero la extensión del uso de la informática junto a la baja de los costos de implementación hace que se haya invertido la situación. Hoy existen herramientas informáticas para lograr la digitalización de casi cualquier sistema de gestión de documentación, independientemente de la conveniencia de lograrlo.
La normativa ha acompañado estas situaciones, con antecedentes como la Ley de Firma Digital y las instrucciones de distintos entes para la reducción del papel y la instauración del expediente electrónico.
Por último, la idiosincrasia de los integrantes del sistema, que no sólo se trata de los encargados y colaboradores de los RR.SS. junto al personal de la DNRPA. En el mercado del automotor y créditos prendarios intervienen distintos tipos de personas y entes, muy distintos entre sí. Algunos con predisposición a la digitalización, como las entidades financieras y otros con una reticencia natural a la modernización como el público usuario o las cadenas informales de comercialización.
Es decir, debe diferenciarse la factibilidad de una digitalización total con la conveniencia de que se lleve a cabo.
La digitalización de un sistema, donde interviene un conjunto tan heterogéneo de integrantes, no puede realizarse de forma abrupta, debiéndose diagramar etapas graduales donde cada una de ellas funda los cimientos para realizar la siguiente.
En la Introducción de este trabajo no quedan dudas de la necesidad de lograr una modernización del sistema, con la consecuencia de la reducción del papel. Los efectos son siempre beneficiosos, sobran ejemplos de ello.
Ya se han realizado medidas acordes, que es útil presentarlas como una línea de tiempo en el apartado “Antecedentes”, en el que se detallan los cambios que se han dado en los aplicativos utilizados en los RR.SS. y cómo influyeron en el trabajo registral.
En el campo normativo se presenta un “Estudio de la Ley 25.506 de Firma Digital”, que se trata del antecedente normativo más importante con respecto al tema que nos ocupa. Y desde el punto de vista normativo es eje principal al que abocarse. Muestra de ello es que el flamante Código Civil y Comercial refuerza los alcances de esta ley, sin modificaciones relevantes a la misma.
Y, por último, se presenta un compendio de medidas útiles para lograr la modernización y despapelización pretendida. No es posible tratar estos temas sin presentar propuestas en consonancia, ya que las dos metas que ocupan el título de este trabajo son objetivos prácticos, no teóricos.
PREFERENCIA DEL USO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
No es posible abordar el tema de modernización y despapelización independientemente del uso de las tecnologías de la información (TI), entendiendo a la misma como la aplicación de computadoras, software y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos.
Es acertado decir que, con la tecnología actual, toda la base de datos de un Registro Seccional puede almacenarse en un dispositivo de mano. Y que muchos teléfonos móviles cuentan con el poder de cómputo necesario para todo el trabajo que realizamos en nuestros RR.SS. Ello significa que el único camino para la modernización y despapelización eficaz de un ente como el Registro Automotor es mediante el uso de la Informática, aunque limitado a la idiosincrasia y capacidad de uso del personal de los RR.SS., como también del público usuario.
Desde un punto de vista técnico, normativa legal aparte, es posible la despapelización total del Registro Automotor; y todo ello sin grandes inversiones o cambios en el equipamiento actual de cualquier Registro Seccional. Pero basta sólo un par de minutos en el mostrador de Atención al Público para reconocer que es imposible una digitalización general del sistema. Vale como ejemplo la poca acogida del sistema SITE en algunos RR.SS.
Podríamos estudiar los ejemplos de situaciones similares en la administración pública donde el trámite electrónico se ordenó de forma compulsiva. La AFIP modificó su sistema de atención y trámites para que los mismos se realicen casi exclusivamente por sistemas WEB. Pero se tratan en su mayoría de trámites personales, donde sólo se da la relación AFIP-Contribuyente. No hay dos partes contratantes y casi no existen terceros que puedan ejercer derechos. Y, especialmente, no hay publicidad del acto.
También la AFIP prevé que, en muchos de los trámites y declaraciones vía WEB, se puedan realizar presentaciones rectificativas ante errores; lo que no sería viable visto el carácter constitutivo del Régimen Automotor. Por ejemplo, “convertir una Baja de automotor en una Denuncia de Venta”, “cambiar la titularidad o agregar un condómino como una mera rectificación”. Todos estos errores que los usuarios suelen consultar en mesa de Atención al Público y que los empleados del RR.SS. lo solucionan al orientar al usuario en cuál es el trámite que en realidad necesitan (como decir que quieren dar de baja un vehículo cuando en realidad lo vendieron).
Por ello se intentará abordar el tema de la “Modernización y Despapelización” del Registro Automotor desde el punto de vista técnico, pero con ciertos límites operativos y de normativa. Los operativos, considerando los recursos humanos del personal de los RR.SS. y las características del público concurrente, así como las características intrínsecas del mercado automotor; los normativos teniendo en cuenta las regulaciones que a la actualidad lo permiten o las que se puedan modificar a nivel de la DNRPA, es decir, modificaciones operativas sin necesidad de cambios en legislación de fondo.
Para esto en el próximo capítulo se detallan los antecedentes y la línea de tiempo del uso de las TI en los RR.SS., como una forma de estudio de la conveniencia de enfocar la solución al problema desde el punto de vista informático.
ANTECEDENTES
Se citan los antecedentes relacionados a la modernización y despapelización de los Registros Seccionales.
Antecedentes informáticos
INFO 1:
Se trató del primer sistema informático de los RR.SS. de uso generalizado. Tuvo como antecesor el INIVUE, que se trató de una aplicación de carga de datos de los legajos; datos que fueron cargados luego en INFO1.
Contaba con las limitaciones de la época. Al tratarse de un sistema en DOS, implementado en lenguaje Btrieve, con bases de datos descentralizadas.
Fue un cambio importante en la forma de trabajo, ya que no sólo se emitía la documentación registral por impresoras; sino que se empezaron a imprimir los recibos de aranceles, las planillas de caja, mensuales y de emolumentos.
Quizás con este primer paso no se logró una reducción del uso del papel, pero es innegable el salto cualitativo en la modernización del sistema. Resaltemos que hasta ese momento la única posibilidad de consultar cuestiones mínimas de los dominios era sacar el legajo del archivo. La poca reducción del papel fue debido a que se reemplazaron planillas y documentación que se realizaba a mano por impresas, pero no se dejaron de emitir. Hasta puede decirse que se agregó documentación a agregar en los legajos “B”, tales como las constancias de consultas al sistema (v.gr. inhibidos).
Se implementa en esta etapa la intercomunicación con la DNRPA, mediante el aplicativo COMUNICA, y se implementa la firma digital por uso del sistema de Clave Pública y Privada (con cifrado del programa PGP).
ACRE:
En el paso siguiente se implementa el subsistema ACRE con todo lo relacionado a los trámites de Cambios de radicación; en el que se agilizan considerablemente los trámites de distintas radicaciones. Con la novedad técnica en que la comunicación con la DNRPA se vuelve más fluida. Otra novedad técnica es que las bases de datos se unifican con las de Anotaciones Personales.
Con respecto a la despapelización, esta etapa fue dispar en ese aspecto. Se debieron emitir certificados dominiales, legajos provisorios, constancias de consultas de inhibiciones, documentación denunciada, etc.; algunas de las que todavía se emiten.
Por el lado positivo, durante esta etapa se emite la Disposición DN 326/2006 que regula la destrucción de documentación. Es innegable que dicha disposición no hubiera existido sin bases de datos históricas fiables.
INFO 3:
Otro paso importante en la modernización del sistema, con mejoras sustanciales en la estabilidad y compatibilidad del sistema. Con un motor de base de datos más ágil y confiable (FOX), limitada en su capacidad de recuperación ante errores por encontrarse encriptada en los equipos de los RR.SS. (librería ENCRYIPT).
La intercomunicación con la DNRPA, aprovechando el crecimiento de Internet, nutre la base de datos WEB de la DNRPA y se posibilitan las consultas de los servicios WEB que se usan en la actualidad.
En esta etapa se implementa el Certificado de Importación electrónico, con un beneficio de seguridad al sistema, aunque no generó un decremento del uso del papel en los Registros Seccionales.
ACE:
La obligación de conexión a Internet, junto con la unificación nacional de las Anotaciones Personales, permite la migración de algunos sistemas al entorno WEB. De ahí nace el sistema ACE que se utiliza en el presente, reemplazando al ACRE en su totalidad.
Al ser un sistema relacionado a trámites en que participan varios Registros sigue la lógica de un servidor centralizado, donde se agilizó todavía más el sistema de Cambio de Radicación y sus accesorios.
Es un sistema WEB puro, donde todo el almacenamiento, cómputo y administración de la base de datos se realiza en servidores a cargo de la DNRPA. No funciona en caso de corte de Internet, pero tampoco lo hacía el ACRE, su predecesor.
Con respecto al uso del papel no hubo incidencia con respecto al ACRE, ya que, a pesar de contar con una base de datos histórica, se mantuvo la obligación de emisión y archivo de documentación vigente.
SITEMA ÚNICO DE REGISTRACIÓN AUTOMOTOR (SURA):
El utilizado actualmente, fue un cambio de paradigma con respecto a los sistemas anteriores. Es un sistema exclusivamente de entorno WEB, con base de datos centralizada. El encargado no cuenta con copia ni acceso local de la base de datos, no tiene control de la misma si no es a través del aplicativo y depende de su uso la habilitación del certificado digital de autenticación.
Es un sistema ágil, moderno y no tiene complicaciones inherentes al sistema en sí mismo. Las complicaciones se dan por cuestiones ajenas al sistema, de infraestructura o interconexión.
Los avances en despapelización lograda con el SURA son varios y se citan sólo algunos de ellos:
- No es necesario dejar constancia de las consultas que no son obligatorias, por ejemplo, inhibidos.
- Las planillas de rendición se han reducido notablemente y una sola planilla debe quedar en sede registral.
- No se genera una copia del recibo de aranceles para el Registro.
- Las impresiones, al utilizarse el gestor del sistema operativo, permite la impresión a doble faz, o también utilizar cualquier programa de reducción de papel, en que varias impresiones se agrupan en una sola hoja (EPrint, Fineprint, etc.).
Su principal fortaleza es también su principal debilidad, el ser una base de datos centralizada.
Como debilidad relacionada es que depende del servicio de Internet de los RR.SS., de la DNRPA y de los servicios WEB externos (CETA, escribanos, etc.). Es decir, algo tan simple como un corte de luz o de Internet puede dejar tanto a un Registro como a todo el sistema inoperante.
Como fortaleza podemos citar que la distribución e implementación de versiones es instantánea, que los requerimientos de equipos son bajos y que la integridad de la base de datos, así como la exactitud de la copia de resguardo ya no es responsabilidad del encargado sino de la DNRPA. (Ver Capítulo Propuestas – Propuesta General al SURA).
SITE – SISTEMA DE TRÁMITES ELECTRÓNICOS:
Se trata de un sistema WEB de pre-ingreso de datos para la presentación de trámites en el Registro del Automotor y así poder ser atendido con prioridad y evitar errores al escribir los formularios. (Ver Capítulo Propuestas – Site).
Sistema de anotaciones personales
Merece un punto aparte lo relacionado al sistema de Anotaciones Personales (inhibidos).
Desde su primera etapa se logró una verdadera modernización y merma del uso del papel. Hasta ese momento los RR.SS. usaban distintos métodos para anotar, consultar y archivar las inhibiciones. Todos ellos obsoletos en lo que hacía a la rapidez y la seguridad; desde cuadernos con las Disposiciones DTR hasta fichas de papel ordenadas por apellido, todos fueron sistemas problemáticos y poco prácticos.
Con la primera implementación se consiguió disminuir el tiempo de consulta en varios minutos a segundos y la reducción de papel fue considerable.
El paso siguiente se dio con la unificación a nivel nacional de la base de datos de Anotaciones Personales, lo que provocó la creación de nuevos aplicativos junto con la necesidad de una comunicación diaria y segura entre los RR.SS. y la DN.
De esta comunicación diaria surge la implementación del uso del sistema de firma digital, lo que se tratará aparte.
El hecho de que las anotaciones personales anotadas en cualquier RR.SS. pasaron a tener alcance nacional produjo varias consecuencias positivas. La reducción en la cantidad de trámites de anotaciones y levantamientos, ya que no era necesario anotarlo en varios registros. La merma en los errores de anotación, ya que la duplicidad de trámites iguales en distintos RR.SS. producía errores en la carga. Todo esto produjo una reducción considerable de papelería y trabajo en los RR.SS., sumado a que la DNRPA cesó en el envío de circulares DTR de anotaciones.
El paso siguiente fue la división del sistema, las anotaciones continuaban realizándose por el aplicativo, pero se realizaban las consultas en el servicio Web. Al presente, tanto las consultas como las modificaciones a la base de datos se realizan por el SURA. Es de destacar que las consultas quedan archivadas en la base de datos centralizada, por lo que dejó de ser obligatoria la impresión de las consultas generadas, aunque la mayoría de los RR.SS. continúan imprimiéndolas. (Ver Capítulo Propuestas – Anotaciones Personales. Histórico consultas).
Comunicación entre organismos
| Circular DN N°19 del 2003: |
Se crean las cuentas oficiales de correo electrónico del tipo rs99999@rrss.dnrpa.gov.ar. Son cuentas provistas por la DN para la comunicación entre la DNRPA y los Seccionales y entre éstos. Los responsables del manejo de las cuentas son los encargados de Registros. (Ver Capítulo Propuestas – Comunicaciones electrónicas).
| Antecedentes Fuera Del Ámbito It – Archivo y remisión de documentación – Disposición D.N. Nº 326/06: |
Aprobó la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de Documentos” por parte de los RR.SS. En ésta autorizó a los encargados a destruir la de la documentación correspondiente. La tabla diferencia la conservación de documentación en destrucción inmediata, 3 años y 10 años de conservación. De la que surge que la conservación de 10 años corresponde a documentación relativa a las tareas de recaudación y percepción de dinero; y la de 3 años a documentos operativos. También se dispuso la destrucción inmediata de la documentación que ya no generaban los RR.SS. a esa fecha.
| Disposición DN 219/13 |
Regula la documentación que debe enviarse como rendición mensual de los trámites realizados; se reducen las planillas enviadas de acuerdo a las que emiten el SURA. También se reduce a solo la Planilla de Resumen Mensual como la documentación que deben archivar los RR.SS., la que reemplaza las anteriores Planillas Mensuales, Pendientes y Anexo. (Ver Capítulo Propuestas – Rendición a la DNRPA vía Web).
| Documentación y formularios |
La DN suprimió el triplicado en la Solicitud Tipo 08 y la implementación del certificado de fabricación y nacionalización digital.
RESUMEN Y CONCLUSIÓN
Resumiendo, a excepción de la supresión del triplicado de la ST 08, todas las medidas de modernización o despapelización fueron consecuencia directa de los sistemas informáticos implementados, o no hubieran sido posibles sin éstos. De ahí se evidencia que la senda a lograr los objetivos propuestos es, indefectiblemente, con herramientas de gestión orientadas a la tecnología de la información como parte fundamental.
FIRMA DIGITAL Y DOCUMENTO DIGITAL Estudio de la Ley 25.506 en relación a la tarea registral
Introducción
A fin de realizar un estudio sobre la Ley 25.506 se deben realizar anteriormente unas aclaraciones técnicas, a fin de explicar el funcionamiento de un sistema de Firma Digital.
El sistema de Firma Digital previsto en nuestra legislación consiste en la utilización de un método de criptografía asimétrica o criptografía de dos claves. Una clave pública y una privada.
Los archivos digitales codificados con una de las claves sólo pueden ser decodificados con su clave “compañera”. Las claves públicas se llaman así porque normalmente se entregan a los destinatarios y la privada debe quedar siempre a resguardo del firmante.
Un archivo encriptado con la clave privada sólo puede ser desencriptado con la clave pública, pero además el mismo certifica que solo puede haber sido generado con esa clave privada. Por lo que se garantiza la identidad del emisor y la integridad del archivo. El poseedor de la clave pública tampoco puede modificar el archivo inicial ya que produciría un resultado algorítmico distinto al generado inicialmente. Asimismo, un archivo encriptado por la clave pública sólo puede ser decodificado con la clave privada.
Las claves de este sistema se encuentran dentro de pequeños archivos informáticos. El archivo de la clave privada se protege asimismo con contraseñas y/o dispositivos criptográficos externos, que junto con la clave forman realmente la clave privada propiamente dicha.
El sistema de Firma Digital le suma a este método criptográfico el uso del Certificado Digital, que es un archivo donde se almacenan las claves antes mencionadas y certifica la identidad como ciertos datos del titular del certificado. Es usado para autenticar la identidad del poseedor y también para cifrar las comunicaciones y firmar digitalmente.
El certificado digital es emitido por una entidad que certifica la correspondencia entre una clave pública y su titular. Se trata de un tercero de confianza que certifica la validez del certificado, la identidad del firmante y el sello de tiempo sobre la fecha de inserción de la Firma Digital (ya que los Certificados tienen un periodo de vigencia).
Los RR.SS. utilizan el sistema de Firma Digital desde hace años, la primera ocasión fue a partir del aplicativo COMUNICA, que generaba paquetes de datos encriptados con la clave privada del encargado. Las claves se archivaban en disquetes o luego pendrives, que estaban relacionadas con una contraseña que el mismo encargado generaba.
El aplicativo enviaba esa información a la DNRPA que luego la desencriptaba con la clave pública del encargado, también se realizaba el proceso inverso con la información enviada por la DNRPA.
No se puede encuadrar el sistema utilizado a esa fecha en lo normado por la posterior Ley 25.506, ya que no se utilizaba un certificado digital ni intervenía un ente certificante.
Técnicamente se trataba de una Firma Digital, aunque por las definiciones que se usarían en la Ley de Firma Digital se trataría de una Firma Electrónica. Ley que se publicaría varios años después.
En la actualidad, el SURA utiliza un sistema de Firma Digital, con paquetes de datos que se generan automáticamente y se envían a la DNRPA, inversamente se decodifican datos enviados a los RR.SS. El certificado digital se encuentra instalado en el navegador de Internet, con la posibilidad de guardar la contraseña de uso; lo que genera un problema de seguridad latente en el RR.SS.
Es importante conocer que la Firma Digital es un sistema tan seguro como la capacidad del encargado de Registro en mantener seguro su certificado digital y su contraseña asociada. La criptografía asimétrica basa su seguridad en que el titular de la clave privada no la comparta.
Es útil concientizar a los encargados de RR.SS. que perder el control exclusivo del certificado digital (que contiene la clave privada) y de la contraseña asociada es similar a perder el control de su firma autógrafa.
La Ley 25.506
Para el estudio de la Ley 25.506 no se considera un método práctico el hacerlo en forma secuencial por artículos, ya que la misma contiene ciertos lineamientos técnicos que se relacionan con artículos posteriores.
El 14 de diciembre de 2001 se publica la Ley 25.506 de Firma Digital, que autoriza y regula el uso de la Firma Digital; y reconoce el valor probatorio del Documento Digital. También regula la estructura de soporte en relación a los Certificados Electrónicos y sus Entes Certificantes.
La ley consta de varios capítulos, los primeros dos tratan de las consideraciones generales y su alcance jurídico. Los siguientes en la infraestructura de soporte.
Con relación a la tarea registral son importantes y se tratarán sólo los dos primeros capítulos, ya que la tarea relacionada a la infraestructura nunca será efectuada por un Registro Seccional, usuario final del sistema.
CAPÍTULO I – Consideraciones generales
Artículo 1°. Objeto. Se reconoce el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica en las condiciones que establece la presente ley.
Se reconoce la validez jurídica, a la vez que distingue la Firma Electrónica de la Firma Digital. Dejando en evidencia que se tratan de distintas situaciones.
El artículo 2° se tratará luego, ya que es más útil estudiar las definiciones de los artículos posteriores.
Artículos 3° y 4°
Artículo 3º – Del requerimiento de firma. Cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital.
Este principio es aplicable a los casos en que la ley establece la obligación de firmar o prescribe consecuencias para su ausencia.
Artículo 4º – Exclusiones. Las disposiciones de esta ley no son aplicables:
a)A las disposiciones por causa de muerte;
b)A los actos jurídicos del derecho de familia;
c)A los actos personalísimos en general;
- d) A los actos que deban ser instrumentados bajo exigencias o formalidades incompatibles con la utilización de la firma digital, ya sea como consecuencia de disposiciones legales o acuerdo de partes.
Se refuerza la validez de la firma digital, la homologa a la firma manuscrita.
De este modo se incorpora al derecho de fondo. Con las salvedades del art. 4°.
El artículo 5° en su redacción trata de firma electrónica, donde corresponde hacer una salvedad relacionada al artículo 288 del C. C. y C., que no la incluye como opción válida para la firma.
Artículo 5º – Firma electrónica. Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez.
La definición de Firma Electrónica se hace por diferenciación, considerándola como una firma Digital incompleta en lo que hace a los requerimientos legales. Visto los siguientes capítulos y el agregado que la carga de la prueba le corresponde a quien la invoca, resulta que el requisito legal faltante se trata de los que hacen a la Certificación de identidad e integridad del documento por entes autorizados.
Lo que se refuerza con el artículo 7°, donde une la presunción de autoría a la existencia de un certificado digital de verificación.
Artículo 6º – Documento digital. Se entiende por documento digital a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura.
Se repite lo del artículo 3°, introduciendo en el derecho de fondo el Documento Digital con su homologación al documento escrito. Vemos, de esta forma, que cada vez que la legislación requiere de un documento escrito, puede suplirse por uno electrónico; a menos que se trate de los casos del artículo 4°.
Artículos 7, 8 y 10
Artículo 7º – Presunción de autoría. Se presume, salvo prueba en contrario, que toda firma digital pertenece al titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma.
Artículo 8º – Presunción de integridad. Si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume, salvo prueba en contrario, que este documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma.
Artículo 10 – Remitente. Presunción. Cuando un documento digital sea enviado en forma automática por un dispositivo programado y lleve la firma digital del remitente se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento firmado proviene del remitente.
En estos tres artículos se encuentran presunciones. El artículo 7° presume la autoría, pero define que no hay Firma Digital si no existe un Certificado Digital relacionado a ésta.
El Artículo 8° presume la integridad y refuerza la noción de que en la Firma Digital válida, el Documento Digital y el Certificado Digital son condiciones indispensables para los alcances de esta ley.
Y el Artículo 10° va más allá, ya que a las presunciones anteriores le agrega que el Documento Digital firmado digitalmente también contiene la certificación de remitente.
Estos artículos elevan al documento firmado digitalmente sobre el documento escrito, ya que le agregan al mismo presunciones que serían imposibles en este último.
Es imposible, dado sólo un documento escrito aislado poder tener seguridad de la identidad del firmante, la integridad de su contenido más la certificación del remitente.
Visto lo anterior podemos abordar el artículo 2°:
Artículo 2º – Firma Digital. Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.
Los procedimientos de firma y verificación a ser utilizados para tales fines serán los determinados por la Autoridad de Aplicación en consonancia con estándares tecnológicos internacionales vigentes.
Primero podemos señalar que la Firma Digital siempre se relaciona a un Documento Digital, al que se le efectúa un procedimiento matemático. Procedimiento matemático que interviene el uso de la criptografía asimétrica detallada anteriormente.
También que debe existir una información de exclusivo conocimiento y control del firmante, por ejemplo, una contraseña asociada a un dispositivo externo de identificación (Token). La definición de “exclusivo conocimiento del firmante” y “absoluto control” tienen un alcance variable, ya que la situación de que un firmante comparta los datos de su clave no quitaría eficacia de la Firma Digital y la misma, igual existiría. Sino que parecen ser recomendaciones en relación a la presunción de autoría. Esto se fundamenta en que el titular de un certificado debe solicitar la revocación del certificado ante una situación en que vea comprometida la seguridad del mismo, y lo de “conocimiento exclusivo” se relaciona más con la creación de la clave y su contraseña y con la obligación de no divulgarla (artículo 25°).
También se define que la Firma Digital debe poder verificarse por un tercero, y que este certificante no solo autentica al firmante, sino que también lo hace sobre la integridad del documento digital. Se nota aquí que dice “ser susceptible de verificación por terceras partes”, por lo que no parece una condición indispensable y obligatoria, sino que debe existir la posibilidad de verificación. Esta situación se relaciona a la operatoria de los RR.SS. y del SURA en particular, sobre la posibilidad del procesamiento de información por parte de los RR.SS. en forma “offline”, que luego puede ser verificada en sede de la DNRPA u otros organismos. Posibilitando esa forma también la digitalización del archivo físico de los RR.SS. sin perder su eficacia y valor probatorio, aunque se realice fuera del sistema SURA u otro similar de conexión continua.
Se reitera, no existe firma digital si no hay un documento digital determinado, en el que se insertó una firma electrónica y se acompaña al mismo un medio idóneo de certificar, tanto la identidad del firmante como la integridad del documento, fuera de toda duda de alteración.
Certificación de identidad y no repudio del titular del certificado:
El firmante no puede negar que él es el autor del documento firmado digitalmente, ya que sólo él posee el certificado digital con la llave privada con que se generó la firma digital y este certificado está protegido por clave. A diferencia de lo que sucede ante la constatación de una firma manuscrita donde se llega a la resolución de que una firma “se parece a la de xxx”, en el caso de la firma digital se certifica que indudablemente se trata de esa firma digital válida.
Integridad del documento:
Se logra mediante la generación por métodos matemáticos de un algoritmo, a modo de resumen de la información contenida en el documento. Cualquier modificación genera otro resumen y evidencia su alteración.
Los beneficios son evidentes, ya que un documento escrito no puede dar seguridad de estar libre de alteraciones o agregados; así como la certificación de firma también puede ser apócrifa. Y si le agregamos lo normado en artículo 10°, también incluye la certificación de remitente.
Para lograr estos requisitos de certificación el Artículo 9° agrega unos recaudos:
Artículo 9º – Validez. Una firma digital es válida si cumple con los siguientes requisitos:
a)Haber sido creada durante el período de vigencia del certificado digital válido del firmante;
b)Ser debidamente verificada por la referencia a los datos de verificación de firma digital indicados en dicho certificado, según el procedimiento de verificación correspondiente;
c)Que dicho certificado haya sido emitido o reconocido, según el artículo 16 de la presente, por un certificador licenciado.
Este artículo adelanta las condiciones del certificado digital, uniendo sin lugar a dudas el concepto de firma digital con un certificado digital. La validez de la firma digital depende de la aptitud del certificado digital, al constar éste en los tres incisos del artículo.
Entonces, el certificado digital contendrá un periodo de vigencia, el cual deberá generarse otro distinto luego del vencimiento. Contendrá datos de verificación de la firma digital. Y deberá haber sido emitido o reconocido por un certificador licenciado. Nótese que no la diferencia entre emisión y reconocimiento da lugar a que un certificador licenciado reconozca certificados de otro emisor.
La validez de la firma digital solo se da en los supuestos de que el certificado digital asociado cumpla con estos requisitos.
Por último, en este capítulo se encuentran los artículos 11° y el 12° que son importantes para la tarea registral, ya que el art. 11 reconoce como originales a todas las copias de un documento inicial, y el 12 iguala la conservación en papel a la conservación digital de documentos, siempre que se hayan cumplido las exigencias de su firma digital.
Artículo 11 – Original. Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación.
Artículo 12 – Conservación. La exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.
La situación planteada en el Art. 11 puede dar problemas en relación a la seguridad jurídica.
Veamos un ejemplo, ningún deudor reconocerá una deuda de un pagaré si el acreedor no le exhibe el original del documento, y tampoco cancelará dicha deuda si el acreedor no le entrega el único documento con “ejecutividad” para su destrucción, testeo de firma, etc.
Esta situación es un fuerte impedimento a pensar en una digitalización o despapelización de la documentación que entrega el R.S. al público (prendas, cédulas, títulos, etc.).
Por otro lado, le da valor probatorio a las copias que podamos emitir a partir del documento digitalizado. Es decir que este artículo da validez a la digitalización del archivo físico de los legajos físicos, no sólo en el ámbito de los RR.SS. sino también en la DNRPA. Con el agregado de que la existencia de dos legajos paralelos (Legajo A y B) dejaría de ser necesario (Ver Propuesta de eliminación de Legajo A).
CAPÍTULO II
El certificado digital puede resumirse a tal como un documento digital (firmado digitalmente por el emisor) que da fe de la vinculación entre una clave pública (incluida en el mismo) y una persona o ente.
También es un repositorio de la clave privada de ese individuo, para ser utilizada en la codificación de información.
Como se desarrolló anteriormente en el Artículo 9°, el certificado digital debe constar con ciertos requisitos que dotan a la firma digital de validez. El haber sido emitido por un certificador licenciado, cumplir con estándares internacionales y tener un periodo de vigencia.
CAPÍTULO III
Norma acerca del certificador licenciado. Se reitera que el Registro Seccional es usuario final del sistema, por lo que es suficiente detallar que se trata del ente encargado de la emisión, revocación y certificación de los certificados digitales.
CAPÍTULO IV
El artículo 24 detalla los derechos del titular de un certificado digital, especialmente los que hacen a su relación con el emisor del certificado.
El artículo 25 enumera las obligaciones del titular de un certificado digital (encargados titular, suplente e interino), en las que constan la prohibición de divulgar los datos de creación (contraseñas), la de utilizar un dispositivo confiable (Token) y la de solicitar la revocación en caso de haberse comprometido la seguridad del certificado.
Los siguientes capítulos tratan sobre la infraestructura de emisión y control de los certificados digitales.
Como se señaló, un Registro Seccional no va a ejercer ninguna de las tareas descriptas en esos capítulos, ya que el encargado es el usuario final de este sistema.
Sin perjuicio de ello, podemos citar como responsable y órgano de aplicación de las directivas relacionadas a la firma digital y los certificados digitales a la Jefatura de Gabinete de Ministros de Presidencia de la Nación. Y a la encargada de delinear las directivas técnicas a la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI). La ONTI interviene también en la implementación y control de uso de la certificación digital en el Estado, por lo que también es la autoridad certificante de la administración pública y autora de la política única de certificación de la firma digital.
Las disposiciones complementarias implementan el uso de la firma digital en el ámbito de la Administración Pública y promueve el uso masivo de la firma digital, a fin de lograr la despapelización del sistema.
Por último, el Nuevo Código Civil y Comercial, aprobado por Ley 26.994, en su artículo 288 da vigencia renovada a lo establecido por la Ley 25.506, aunque sólo cita la firma digital no haciendo mención de ninguna manera a la firma electrónica.
PROPUESTAS
Interconexión a bases de datos externas – Registro Nacional de las Personas
Visto la implementación del nuevo documento de identidad, y que casi la totalidad de la población lo ha tramitado, sería útil que la DNRPA concierte un convenio con el Registro Nacional de las Personas a fin de lograr la interconexión de la base de datos de identidad.
Ello a fin de que los RR.SS. puedan lograr la carga automática de datos de identidad y domicilio legal al momento del proceso de los trámites.
Esto redundaría en varias ventajas relacionadas a la seguridad y modernización del sistema:
- Reducción en el tiempo de proceso de trámites.
- Merma del uso del papel al no presentarse fotocopia de DNI.
- Descenso significativo en los casos de domicilios falsos.
- Reducción drástica de los casos de sustitución de identidad.
- Atenuación de los errores en carga de datos.
AFIP
También debería intentarse una interconexión de la base de datos de CUIT/CUIL, a fin de lograr las mismas ventajas mencionadas en propuesta anterior.
Con respecto a la consulta del CETA, se debe instrumentar que conste la consulta y aprobación del certificado CETA en el módulo Domino, Vista rápida, Estado de trámites, a fin de que se evite la presentación de la fotocopia. También podría cargarse automáticamente el número de CETA en el Dominio como un dato relevante.
Supresión de Legajo A
Se debería implementar un sistema donde el Registro Seccional produzca, a partir del escaneo del ejemplar de la Solicitud Tipo reservada para el Legajo B, un documento digital válido según lo normado en la Ley de Firma Digital. Luego lo transmite a la DNRPA para su archivo de respaldo, donde cualquiera de los dos documentos (el que se mantiene en el R.S. como el que recibe la DNRPA) son originales válidos; tal como sucede en la actualidad con la duplicidad del Legajo A y B. Todo ello de acuerdo al artículo 11 de la Ley 25.506 que estipula que los originales producidos a partir de un documento firmado digitalmente, deben considerarse también originales.
Es simple calcular el ahorro de papel generado con esta operatoria, ya que estamos hablando del 50% de ahorro desde el punto de vista operativo del Registro Seccional; y del 100% de reducción en el archivo de la DNRPA.
Ese documento contaría con la firma digital del encargado, la seguridad sobre la integridad del contenido más la certificación de la identidad del remitente. Mucho más de lo que se logra con el sistema actual.
Desde el punto de vista técnico, con la tecnología utilizada actualmente en los RR.SS., es posible con una implementación a corto plazo. Los servidores de la DNRPA aceptan comunicación segura (TLS, HTTPS), los encargados cuentan con certificados digitales válidos que utilizan diariamente y con dispositivos criptográficos asignados a cada uno (Token).
El equipamiento informático a agregar sería sólo un escáner, que el encargado decidirá sobre el tipo de equipamiento. El mercado cuenta con equipos de oficina de cama plana donde el escaneo se realiza página por página, hasta equipos no muy costosos que escanean 30 páginas por minuto, de ambos lados a la vez, produciendo el archivo en forma automática (Véase Anexo I – Ejemplo de digitalización de legajos).
Con respecto a la cuestión operativa, no habría mayor incidencia en el tiempo en digitalizar los trámites que la que se utiliza para completar, sellar, archivar, firmar y enviar los desgloses de todos los trámites procesados.
La disminución en la carga del trabajo del R.S. ante esta situación sería enorme, no sólo el encargado ocuparía menos tiempo en la firma de trámites, sino que la calificación registral no perdería tiempo en chequear datos redundantes; ni el usuario en completar formularios repetidos..
Rendición a la DNRPA vía Web
De acuerdo al sistema del punto anterior, se debe suprimir el envío de documentación de rendición mensual a la DNRPA en formato de papel. Desde un punto de vista estricto, la DNRPA ya cuenta en la base de datos de SURA todo lo relativo a la admisión, cobro, emisión e inscripción de los trámites ingresados ante los Registros. Y toda esa información se encuentra firmada digitalmente con un certificado digital entregado a los RR.SS. por la misma DNRPA, por lo que a los efectos probatorios tienen el mismo valor (o mayor) que las planillas en papel firmadas por el titular del Registro Seccional.
Darles valor a las planillas emitidas por el SURA en formato papel, pero no hacerlo a la base de datos generadora de esas planillas es una contradicción en sí misma.
Implementación de firma digital para usuarios registrados
Es válido recordar que el art. 288 del C. C. y C. y la Ley 25.506 homologan la firma digital válida a la manuscrita y que ésta, a fines prácticos, no diferiría con una firma certificada fuera de la sede registral.
Visto las características propias del Régimen Automotor, y en especial el Principio Registral de Rogación, debe estudiarse una forma de ampliar el modo de solicitar trámites ante los RR.SS.
El Sistema SITE ha probado ser útil para la carga de datos por los usuarios, pero no genera una merma del uso del papel, ya que sólo se reemplaza una ST con otra. Ni tampoco genera una disminución en la atención al público, ya que igualmente debe presentarse el usuario ante el R.S.
Por ello debería implementarse la figura de Usuario Registrado para los trámites del Registro Automotor y Créditos Prendarios.
Se trataría de que los usuarios (habituales) que lo deseen puedan solicitar la emisión de un Certificado de Firma Digital para solicitar ciertos trámites mediante el Sistema SITE.
El procedimiento trataría que, previo pago de un arancel anual en el Registro Seccional de radicación del domicilio, el usuario cuente con una herramienta para firmar digitalmente solicitudes y formularios vía SITE, sin necesidad de presentarse personalmente ante el Registro Seccional. Estos trámites contarían con un arancel de identificación vía Web, menor al de una certificación de firma, pero relacionado a la carga de trabajo en constatar el pago bancario y la disminución de recaudación por la falta de certificación de firma.
Los trámites válidos para este sistema se limitarían a los que no incide la hora de cargo con respecto a la situación jurídica del dominio. Por ejemplo, Constancias Registrales, Pedidos de Informes, Cambios de Uso, Duplicados de Cédulas, etc. Con respecto a la hora de cargo todos los trámites ingresados por ese medio tendrían hora de cargo del inicio de atención al público del día posterior.
También podría utilizarse para ciertos trámites en que igual deban presentarse por Mesa de Entradas, pero que alguna de las partes no pueda presentarse ante Mesa de Entradas. Por ejemplo, acreedores prendarios que utilicen este medio en lugar de la inscripción de testigos certificantes.
De esta forma se podría extender el uso del TP para los trámites relacionados con prendas. El acreedor podría emitir el Contrato de Prenda firmado digitalmente, y el deudor continuar con la solicitud de la inscripción ante el Registro. Esto resultaría en una disminución de la carga de trabajo y de los errores en las confecciones de las Solicitudes Tipo.
Esta operatoria no debería ser restrictiva a ningún tipo de usuario, sino ser destinada a todos los usuarios habituales. En especial mandatarios matriculados (que ya consta su identificación en DNRPA), compañías aseguradoras, mutuales, cooperativas, etc.
Informes digitales
Es posible poner en funcionamiento la emisión y entrega de informes vía Web. Independientemente del canal utilizado para su presentación (precarga SITE o ingreso manual) el usuario podría pedir la remisión del Informe resultante a una casilla de correo, lo que dejaría constancia en el rubro Declaraciones de la ST 02. Esta operatoria tendría un arancel diferenciado y no emitiría una versión impresa, ni el usuario podría solicitar ambas versiones.
La viabilidad de esta operatoria se ampara en la posibilidad de firmar digitalmente un archivo PDF (formato estándar de documentos).
Los beneficios resultantes serían el de reducción de papel y disminución en atención al público.
SITE
Debe extenderse el uso del SITE a los trámites de Baja con Recuperación de Piezas, donde el desarmadero interviniente genere la ST 04D a fin de evitar errores en la carga de piezas recuperables. Si se le agregaría la firma digital del desarmadero se lograría una mayor seguridad en el sistema y la posibilidad de agilizar el mecanismo de consulta, aprobación y finalización de trámites de desarmadero.
Reducción del archivo físico
Estado de situación actual
No se puede tratar el tema de la despapelización de los RR.SS. sin tratar en primera instancia lo referente al archivo físico.
El tamaño de los mismos crece en forma exponencial, con legajos que no se utilizan desde hace décadas y con el aumento de la papelería que debe archivarse. La situación es tal, que el agregado o disminución de sólo un par de hojas en cada trámite incide en metros de estanterías a utilizar.
El sistema de estanterías es inseguro, el espacio de los RR.SS. es limitado, con el agravante que realizar la mudanza de un Registro es una tarea con muchas dificultades.
Lograr un espacio de archivo con las medidas de seguridad suficientes, en lo relativo al peligro de robo, incendio, inundación e integridad para las personas, son contradictorias con un archivo en que debe ser consultado en centenares de veces semanales.
Se detalla, un archivo sellado a prueba de robos no es práctico para la consulta, peligroso ante un incendio e inapropiado para inundación. Un sistema de incendio por agua destruiría los legajos, uno por extintores explosivos automáticos es inapropiado para las personas. Un sistema con salidas de emergencia amplias y de apertura automática es susceptible muy fácilmente a robos.
Por ello es necesario, sin lugar a dudas, en lograr una reducción del archivo de legajos y documentación registral. No sólo para el espacio a producirse en el futuro, sino con el histórico obrante en los RR.SS.
Las medidas de reducción del Archivo Físico deben ser distintas según los tipos de documentación que forman parte del archivo físico.
Documentación de trámites sin dominio o sin radicación
Se tratan de las Inscripciones de Anotaciones Personales, pedidos y contestaciones de Informes por Corresponder y Formularios 13.
En lo relativo a las Anotaciones Personales deberían destruirse los trámites que ya se hayan levantado por el transcurso del tiempo, como los que fueron solicitados sus levantamientos por oficios. No existe una razón práctica para mantener oficios judiciales de más de 20 años de cumplida la medida.
Con respecto a las inscripciones de medidas vigentes, en que ya se retiró la copia destinada al juzgado, deberían destruirse luego de producir un documento firmado digitalmente conteniendo las copias escaneadas (art. 11 Ley 25.506).
La documentación relativa a Informes por Corresponder y trámites de F. 13 entregados debería destruirse ya que sólo se tratan de copias impresas por el Registro receptor, sin ningún valor agregado del que consta en la base de datos ACE y SUGIT.
Legajos B de dominios sin convocatoria
Son los legajos que no se encuentran identificados con matrícula alfanumérica y cuya inscripción inicial se ha realizado hasta el año 1994 inclusive. Son vehículos que ya no se pueden conducir por la vía pública, que hace años no tienen cambios en su situación jurídica. Deberían ser destruidos previa comprobación de la exactitud del estado del dominio en el SURA.
A tal efecto, la DNRPA debería instrumentar en primera instancia un mecanismo para que los titulares históricos que se encuentran cargados en la Consulta Integral de Dominio del Servicios Web de la DNRPA puedan cargarse automáticamente en el módulo correspondiente del SURA. Es poco práctico que, constando esos datos en el servidor de la DNRPA, los RR.SS. deban completar los titulares históricos en forma manual.
Luego de esta comprobación se destruiría el legajo. Como medida adicional, se debe estudiar la posibilidad del escaneo (firmado digitalmente) de las Hojas de Registro del Legajo. El motivo de la digitalización de las hojas de Registro sería una salvaguarda ante algún dato que no consta en el Legajo A, ni se anotaba en el Infoauto ni en el SURA (anotaciones de rentas, retiros de documentación, etc.). Ante el ingreso de un trámite se emitiría un documento similar al Certificado Dominial de Cambio de Radicación creándose una nueva carpeta.
Legajos con matrícula alfanumérica dados de baja o robados
Deberían destruirse utilizando la misma operatoria del punto anterior, pero en este caso la digitalización de las Hojas de Registro debería ser obligatoria, de forma que no deban distinguirse en dominios con trámites antiguos de anotaciones recientes.
La necesidad de digitalizar las Hojas de Registro se fundamenta, en este caso, en que son dominios que pueden seguir recibiendo trámites como Certificados de Dominio, Recuperos, Informes Históricos, Informes Judiciales, etc.
Legajos alfanuméricos
El paso siguiente para una profunda despapelización del Registro sería la digitalización de todo el Archivo Físico. Es una medida opinable que debería acompañarse a una modificación sustancial de la normativa vigente. Véase el capítulo Ejemplos prácticos – Ejemplo de digitalización de Legajo B donde se da un ejemplo de la posibilidad técnica de realizarlo, sin entrar en cuestiones normativas o de la idiosincrasia de los integrantes del Sistema Registral.
El objeto de esta medida es liberar espacio físico en los archivos de los Registros para permitir el adecuado resguardo de la documentación que respalda derechos y relaciones jurídicas reales; y evidencia una razonabilidad manifiesta que sean descartados aquellos documentos en papel de automotores que no tienen movimiento en los últimos dieciocho años, que han sido dados de baja por destrucción o que registran denuncias de robo o hurto. Asimismo, todos esos vehículos se encuentran imposibilitados de circular por la vía pública, al no haber cumplido con la convocatoria obligatoria al parque automotor, vigente desde el año 1995.
Los datos que surgen de los legajos físicos a destruir – para la circunstancia que fuese-, quedarán conservados en la base de datos del sistema, sirviendo éste como documento legal en los términos de la Ley de Firma Digital, normas complementarias y otras operativas, que se dicten al efecto.
De todos modos, vale recordar que los documentos originales relativos a estos vehículos y que formaron la copia de respaldo (Legajo A) se encuentran microfilmados -o digitalizados ahora- en la DNRPA.
Solicitud Tipo 01 digital
Se debe extender a todas las competencias el uso de la solicitud Tipo 01 digital, es una herramienta muy útil para evitar errores y agilizar el trabajo.
Propuesta general al SURA
Es necesario un plan de contingencia o un sistema de redundancia en el servicio. También la DNRPA debería dar acceso al encargado a consultas más amplias de la base de datos para poder realizar controles, ya que la responsabilidad de los datos ingresados todavía corresponde al encargado según RINOF (un sitio de consultas booleanas sobre la base del Seccional a cargo, bajo su exclusiva responsabilidad).
Anotaciones Personales. Histórico consultas
Debería constar en el SURA (módulo dominios) un detalle de las consultas históricas de Anotaciones Personales. Motiva esta propuesta que no constan las consultas de un determinado trámite cuando el mismo ya fue procesado. De esa forma las impresiones de las consultas disminuirían considerablemente, ya que actualmente el encargado no puede chequear en el sistema la consulta luego de procesado el trámite y debe hacerlo en formato papel.
Comunicaciones electrónicas
Toda la comunicación entre la DNRPA, los RR.SS., entes cooperadores, comunas, etc. debería cursarse exclusivamente mediante el correo electrónico.
La lista de correo de “TemasRegistrales”, se ha convertido en una fuente de consulta y comunicación muy eficaz, por lo que se debería convertir en un foro con división de temas y moderadores designados.
Rentas
La DNRPA debería promover que las comunas, municipios y administraciones provinciales, que mantienen sistemas arcaicos de información y rendición en papel, se adapten a un sistema informático. Es inadmisible que algunos convenios de complementación les permitan a las comunas intervinientes retrasar la modernización del sistema. Con el agravante que algunas de ellas entregan la documentación impresa por medios informáticos, pero se niegan a hacerlo en un formato distinto al papel con, entrega en mano, a un colaborador del R.S. que debe apersonarse ante ellos para su recepción.
EJEMPLOS PRÁCTICOS
Ejemplo de digitalización de Legajo B
Se detalla, a continuación, un ejemplo de la forma de digitalizar el archivo. No se trata de poner en discusión si esta forma es la que debe utilizarse, sino poner en relieve que en la actualidad contamos con las herramientas informáticas aptas (equipos y programas) para realizarlo. Todo ello sin gastos excesivos o grandes insumos de tiempo. El resultado buscado es lograr un Documento Digital (DD) identificado, cifrado y verificado con Firma Digital (FD) del encargado titular o suplente de Registro. Éste debe contener el total de la documentación obrante en el Legajo B, en formato de imagen no editable. El tipo de archivo digital debe ser multiplataforma, de código abierto, con capacidad de auditoria; firmado digitalmente según la normativa vigente y las directivas de la ONTI. Y todo ello debe ser realizado en forma rápida y secuencial.
Se digitalizo un Legajo B con 25 fojas, inscripto en el 2015.
Se utilizó un escáner de alta velocidad, modelo Kodak i2400. Este tipo de escáner digitaliza 30 páginas por minuto, ambos lados a la vez.
El proceso se trató de dos etapas, la preparación del legajo (desprender grampas, clips, etc.) y la digitalización de la papelería.
La primera etapa se realizó en dos minutos, seguramente por ser un legajo B “nuevo”. La segunda etapa se realizó en menos de dos minutos, ya que todas las páginas se escanearon doble faz aunque no las necesitaran.
Se generaron dos tipos de archivos, un archivo PDF con todo el legajo y un conjunto de archivos individuales con cada página separada. La diferencia en los dos tipos de archivos no genera una diferencia de tiempo apreciable.
Luego se generó un archivo SHA256, el que acompañara al archivo original para un chequeo rápido de integridad. El formato SHA utiliza un algoritmo que transforma (“digiere”) un conjunto arbitrario de elementos de datos en un único valor de longitud fija (el “hash”). El valor hash calculado puede ser utilizado para la verificación de la integridad de copias de un dato original sin la necesidad de proveer el dato original. Se genera mediante un algoritmo. Ello significa que cualquier modificación en el archivo genera un HASH diferente, evidenciando la modificación del archivo.
Se insertó una firma digital de prueba, con un certificado válido, encriptándolo al mismo tiempo mediante GNUGP y clave privada. Listo para su transmisión segura.
Este archivo podría ser abierto y leído, si lo deseamos, por cualquier ente (DNRPA, juzgados, etc.) en el que nosotros le hayamos entregado nuestra clave pública. No sería posible la modificación del archivo y se trata de un archivo válido según la normativa y los estándares de nuestra administración pública.
Véase art. 6 y 11, Ley 25.506:
ARTÍCULO 6º – Documento digital. Se entiende por documento digital a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura.
ARTÍCULO 11 – Original. Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación.
Ejemplo de emisión y envío vía mail de informe
Se utilizó un Informe de Dominio emitido de la forma habitual, en lugar de enviarlo a una impresora se “Guarda como PDF” utilizando el método incluido en el Sistema Operativo Windows 10.
Con el archivo resultante se utiliza el programa gratuito PDFSIGN por línea de comandos (pdf_sign.exe – i informe.pdf -o informe.firmado.pdf -c certificado.pfx -p password). El método de encriptación puede ser distinto y embebido en el SURA, con generación de nombres de archivos automatizados.
NOTA: El envío del correo electrónico debe producirse a través del SURA, o la DNRPA podría habilitar a tal efecto un servidor saliente de mail (SMTP). No es posible en esta etapa utilizar la línea de comandos de Telnet, ya que no acepta el envío de archivos adjuntos en el sistema Windows.
BIBLIOGRAFÍA
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